الهدف من البرنامج التدريبي:
– تنمية وتطوير قدرات ومهارات العاملين لاكتساب المعارف الحديثة تجاه استخدام الأساليب والتقنيات المعاصرة في أعمال السكرتارية والمحفوظات.
– إكساب المشاركين المعارف والخبرات والمهارات الإدارية والفنية التي تمكنهم من تحقيق فعالية الاتصال والتنسيق بين الإدارة العليا وباقي أجزاء المنظمة وفقاً لأحدث أساليب التقنية المستخدمة في إدارة الأعمال وإنجازها بصورة تحقق أهداف المنظمة.
-الإلمام بمفهوم ومهام السكرتير التنفيذى ومدير المكتب وتوضيح أهمية هذا الدور فى توفير سيولة توفير المعلومات وسهولة إتخاذ القرارات وتنظيم عمل المدير.
– القدرة على تنظيم وإدارة الوقت بفعالية.
– إجادة فن الاتصال والتواصل الفعال مع أطراف التعامل بطوائفها المختلفة.
– أنماط الشخصيات وكيفية التعامل الإيجابي معهم لصالح سير العمل.
– اكتساب مهارات الحفظ والأرشفة وتوثيق وتأمين البيانات والمعلومات وإدارة الاجتماعات وكتابة المراسلات والتقارير والمهارات الإدارية والسلوكية لمدبر المكتب.
– فهم وتفعيل عناصر الإدارة من تخطيط وتنظيم وتنسيق وتنفيذ ورقابة ومتابعة وجدولة الأعمال في ظل احتياجات العملية الإدارية للمكتب بما فيها الأجهزة والأثاث.
و في النهاية
تمكين المتدربين من مهارات أعمال السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب بما فيها استخدام أحدث التقنيات المكتبية. الفئة المستهدفة القائمين بأعمال السكرتارية وإدارة المكاتب والمرشحين لهذه الوظيفة والمتطلعين لشغلها.
محاور البرنامج:
– مفهوم السكرتارية.
– أهمية وظيفة السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب الحديثة في المنظمات المعاصرة.
– الفرق بين السكرتارية التنفيذية وأنواع السكرتارية الأخرى.
– تنظيم وإدارة الوقت بفعالية.
– مواصفات السكرتير الناجح.
– عناصر ضغوط العمل التي تتعرض لها وظيفة السكرتارية وإدارة المكاتب الحديثة.
– الوظائف الفنية في ادارة الأعمال المكتبية.
– مهارات وأدوات واستراتيجيات السكرتارية الحديثة.
– استخدام التقنية الحديثة في إدارة المكاتب وتفعيل أعمال السكرتاريا.
– مهارات التواصل عبر المكالمات الهاتفية.
– تنظيم أهم الأوراق والبيانات الهامة بطريقة يسهل الوصول إليها (تنظيم أبجدي أو رقمي أو جغرافي… إلخ).
– استلام وإرسال المراسلات مع الشركات الأخرى.
– تنظيم مواعيد الزوار مع المدير بشكل دقيق.
– تلخيص التقارير للمدير للحفاظ على وقته.
– الاستماع وفهم كل ما يأمر به المدير وتنفيذه بشكل دقيق.
– التعامل مع العملاء بكل لطف ولباقة.
